กระดาษ เป็นสิ่งที่จำเป็นมากสำหรับงานเอกสารไม่ว่าจะเป็น แผ่นพับ สมุด รายงานการประชุม โบรชัวร์ เอกสารสำคัญต่าง ๆ ย่อมมีความจำเป็นเป็นต้องใช้สื่อกลางอย่างกระดาษกันทั้งนั้นและกระดาษที่มีขนาดมาตรฐานอีกทั้งยังเป็นที่นิยมมากที่สุดก็คือกระดาษที่มีขนาด 8.27 x 11.69 นิ้ว หรือที่เราเรียกกันว่ากระดาษ A4 นั่นเอง กระดาษ A4 เป็นกระดาษที่หลายคนมักจะซื้อกันไว้ทำงานแต่บางครั้งก็ไม่ได้คำนึงถึงขนาดความหนาของมันว่าจะเหมาะกับเครื่องพิมพ์ของเราหรือไม่ อีกทั้งกระดาษบางยี่ห้อยังมีความหนืดและติดเครื่องพิมพ์ทำให้เครื่องพิมพ์เรามีปัญหาอยู่บ่อยครั้ง ดังนั้นเราควรเลือกเลือกซื้อกระดาษที่ดีและมีคุณภาพ

วิธีการเลือกกระดาษที่ดีที่สุดสำหรับคุณ

• ความสว่างของกระดาษ

แผ่นกระดาษสีขาวสดใสนั้นเรียบเนียนกว่าและไม่มีพื้นผิวทำให้เหมาะสำหรับการพิมพ์สองหน้าคุณภาพสูง ความสว่างของกระดาษทำให้มั่นใจได้ว่าสามารถพิมพ์ทั้งสองด้านได้โดยไม่ต้องมีหมึกไหลผ่านด้านอื่น

• ความหนาของกระดาษ

กระดาษสำหรับพิมพ์ส่วนใหญ่จะมีขนาดแกรมระหว่าง 60 120 แกรม แต่ขนาด 80 แกรมเป็นขนาดของกระดาษแบบมาตรฐานซึ่งหลาย ๆ คนนิยมใช้กันมากที่สุด และจะมีกระดาษประเภทหนึ่งที่แตกต่างออกไปคือกระดาษ 160 แกรม กระดาษประเภทนี้จะเป็นกระดาษการ์ด ซึ่งเป็นกระดาษที่ให้คุณภาพของงานเอกสารได้สูงค่ะ แต่คุณเองก็ไม่ควรเลือกกระดาษที่มีขนาด 60 แกรมเพราะมันเป็นกระดาษที่บอบบางมากจนเกินไปและขาดง่ายนั่นเอง

• สีของกระดาษ

สีก็เป็นปัจจัยหนึ่งในการเลือกกระดาษ เพราะหากคุณทำงานเอกสารสำนักงาน กระดาษ A4 สีขาวจะเหมาะกับคุณที่สุด แต่หากต้องการทำหน้าปกหรือการ์ด ควรเลือกกระดาษแบบสีหรือกระดาษการ์ดเพื่อช่วยให้งานของคุณดูโดดเด่นขึ้นนั่นเอง

• ประเภทของเครื่องพิมพ์

กระดาษมีหลายประเภทและถูกออกแบบมาให้ใช้งานได้อย่างหลากหลายและเหมาะสำหรับเครื่องพิมพ์ประเภทต่าง ๆ ความแตกต่างที่สำคัญมีดังนี้

เครื่องถ่ายเอกสารและเครื่องพิมพ์แบบเลเซอร์ สามารถใช้กระดาษแบบทั่วไปได้และตัวกระดาษไม่ควรหนาจนเกินไป เพราะผลงานที่ออกมาอาจจะไม่ดีเท่าที่ควร

เครื่องพิมพ์แบบอิงค์เจ็ท เหมาะสำหรับงานพิมพ์คุณภาพสูง จำเป็นต้องมีรูพรุนทั่วทั้งกระดาษเพื่อไม่ให้หมึกกระจายตัวมากเกินไป ในกรณีส่วนใหญ่กระดาษชนิดต่าง ๆ ทำงานในเครื่องพิมพ์ที่แตกต่างกัน อย่างไรก็ตามคุณภาพการพิมพ์อาจลดลงได้ เพื่อผลลัพธ์ที่ดีที่สุดให้ใช้กระดาษอิงค์เจ็ทสำหรับเครื่องพิมพ์อิงค์เจ็ท กระดาษแบบบางเพื่อความเร็วสูงสำหรับการพิมพ์ในปริมาณมากเป็นต้น